Изменения в законо­дательстве для основателей бизнеса: какие обязанности самозанятым стоит знать заранее

Шаг в самозанятость означает больше, чем жизнеспособная бизнес-идея и первые клиенты. Уже на стартовом этапе основателям бизнеса нужно подавать налоговые уведомления, правильно выставлять счета, упорядоченно хранить первичные документы (Belege) и решать вопрос с личной страховой защитой. Как только появляются работники, возникают дополнительные обязанности в сфере трудового права и социального страхования.

Помимо жизнеспособной бизнес-идеи, к базовым составляющим основания бизнеса относится и хорошо подготовленный бизнес-план. Он помогает заранее упорядочить финансирование, расходы, структуру предприятия и рабочие процессы. После этого основателям стоит выяснить, какие налоговые, коммерческие и социально-правовые требования относятся к их проекту.

Многие требования регулярно меняются. Новые пределы оборота, цифровые форматы счетов или скорректированный минимальный размер оплаты труда напрямую влияют на рабочие процессы. Поэтому ранняя организация защищает от лишних доплат, запоздалых уведомлений и трудоёмких исправлений.

Краткий обзор новшеств в сферах налогов, бухгалтерии, кадров и управления предприятием даёт бесплатная электронная книга (E-Book) об изменениях в законодательстве от Lexware. Такие обзоры могут помочь сориентироваться. При индивидуальных налоговых или правовых вопросах профессиональная консультация по-прежнему имеет смысл.

Какие налоговые обязанности возникают с основанием бизнеса?

После начала самозанятой деятельности предприятие необходимо поставить на налоговый учёт. Для этого в течение одного месяца в электронном виде направляется анкета для постановки на налоговый учёт (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) в налоговую инспекцию (Finanzamt). Коммерсанты (Gewerbetreibende), кроме того, регистрируют свою деятельность при старте в ведомстве по делам предпринимательства (Gewerbeamt), а представителям свободных профессий (Freiberufler) регистрация предпринимательской деятельности (Gewerbeanmeldung) не нужна. Данные об обороте и прибыли влияют на возможные авансовые платежи.

Какие налоги возникнут, зависит от вида деятельности и организационно-правовой формы (Rechtsform). Могут быть актуальны подоходный налог (Einkommensteuer), налог на прибыль корпораций (Körperschaftsteuer), промысловый налог (Gewerbesteuer) и налог на добавленную стоимость (Umsatzsteuer, НДС). Ожидаемые доходы следует оценивать реалистично, чтобы избежать крупных доплат или излишне замороженной ликвидности.

Кто является плательщиком НДС, тот регулярно подаёт предварительные декларации по НДС (Umsatzsteuer-Voranmeldung). Обычно это делается ежеквартально, а при сумме НДС более 9.000 евро в предыдущем году — ежемесячно. Для предприятий, основанных до конца 2026 года, при этом учитывается ожидаемый налог первого года. У кого есть работники, тот дополнительно перечисляет налог с заработной платы (Lohnsteuer).

Отдельный бизнес-счёт (Geschäftskonto), кроме того, облегчает разделение личных и деловых платежей, а также текущую бухгалтерию.

Что действует в рамках правила для малого бизнеса (Kleinunternehmer­regelung)?

С 2025 года действуют новые пределы применения правила для малого бизнеса. Общий оборот предыдущего года не должен превышать 25.000 евро. В текущем календарном году действует предел в 100.000 евро. Уже оборот, которым превышается текущий предел, больше не подпадает под налоговое освобождение.

Для года основания, по мнению налоговой администрации (Finanzverwaltung), действует более строгое правило: в год основания фактический оборот не должен превышать 25.000 евро. Предел в 100.000 евро в этом году не применяется.

Для основателей бизнеса это означает: за развитием оборота нужно следить регулярно. Если превышен применимый предел, то начиная с этого оборота необходимо выставлять счета с НДС и подавать предварительные декларации по НДС.

Правило для малого бизнеса, однако, экономически выгодно не для каждой бизнес-модели. При больших начальных инвестициях обычное налогообложение (Regelbesteuerung) может дать преимущества, потому что уплаченный НДС при определённых условиях можно принять к зачёту как входной НДС (Vorsteuer). Играет роль и круг клиентов. Частные клиенты часто сильнее обращают внимание на конечную цену, тогда как деловые клиенты, как правило, могут учесть НДС как входной. Кто отказывается от правила для малого бизнеса, связан этим решением не менее пяти лет. Поэтому решение стоит принимать по возможности до крупных инвестиций.

Важнейшие обязанности в год основания

Четыре области заслуживают особого внимания в первые месяцы:

Налоги и налоговая инспекция:

Необходимо встать на налоговый учёт, месячный срок для анкеты нужно соблюсти, а возможные авансовые платежи следует учесть в планировании ликвидности.

Бухгалтерия и счета:

Доходы, расходы и первичные документы должны быть учтены полностью. Счета, как правило, требуют сквозной нумерации и обязательных реквизитов, необходимых в конкретном случае.

Документация и хранение:

Деловые документы должны храниться упорядоченно, быть легко находимыми и оставаться читаемыми в течение действующего срока. Это относится и к документам, полученным в цифровом виде.

Персонал и социальное страхование:

При первом найме добавляются трудовые договоры, уведомления, расчёт заработной платы, учёт рабочего времени и взносы в социальное страхование.

Этот обзор не заменяет проверки конкретного случая. Однако он показывает, какие процессы стоит определить уже при старте предприятия.

Как с самого начала разумно организовать бухгалтерию?

Надёжная бухгалтерия складывается из устойчивых рутин. Первичные документы следует вносить своевременно, платежи — однозначно соотносить, а открытые счета — регулярно проверять. Разрозненный набор бумажных документов, вложений в электронных письмах и личных банковских выписок увеличивает трудозатраты самое позднее при подготовке налоговой декларации.

Разумны простые правила для повседневной работы:

• сразу после получения хранить первичные документы в цифровом или физическом виде
• разделять личные и деловые расходы
• присваивать номера счетов последовательно
• регулярно контролировать непогашенную дебиторскую задолженность
• документировать исправления так, чтобы их можно было проследить

Не каждый самозанятый должен составлять полную годовую отчётность (Jahresabschluss). Представители свободных профессий и небольшие коммерсанты, как правило, вправе определять прибыль через расчёт доходов и расходов (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR). С налоговой точки зрения коммерсанты становятся обязанными вести бухгалтерский учёт (buchführungspflichtig), если их оборот превышает 800.000 евро или прибыль превышает 80.000 евро в год и налоговая инспекция указала им на это. Капитальные общества (Kapitalgesellschaften), такие как GmbH и UG, а также OHG и KG, напротив, обязаны всегда вести книги и составлять балансы.

Выбранный метод влияет на всю организацию. Поэтому следует заранее выяснить, какие требования действуют для собственной организационно-правовой формы и объёма оборота.

Какие изменения приносит электронный счёт (E-Rechnung)?

С 1 января 2025 года действуют новые правила для счетов между предприятиями в Германии. Электронный счёт состоит из структурированных данных, которые можно обрабатывать электронным способом. Обычный PDF-файл этому определению, как правило, не соответствует.

Начиная с 2025 года предприятия должны быть в состоянии получать электронные счета. Для их выставления действуют переходные сроки. Для оборотов до конца 2026 года выставляющие счета по-прежнему могут использовать бумажные счета или, с согласия получателя, другие электронные форматы, например PDF. При обороте предыдущего года не более 800.000 евро этот переходный срок продлевается до конца 2027 года. С 2028 года все предприятия должны выставлять электронные счета. Исключение составляют малые предприниматели и счета до 250 евро брутто.

Поэтому молодым предприятиям следует заранее настроить подходящий способ получения, даже если они используют правило для малого бизнеса. Сначала это может быть чётко выделенный почтовый ящик. Столь же важно хранилище, в котором сохраняются исходные структурированные данные.

Простой распечатки для полученного электронного счёта недостаточно. Электронные данные должны оставаться доступными и читаемыми в течение всего срока хранения.

Как долго необходимо хранить деловые документы?

Срок зависит от вида документа. Согласно Торговому уложению (Handelsgesetzbuch) и Налоговому кодексу (Abgabenordnung) бухгалтерские книги, инвентарные описи и годовая отчётность подлежат хранению, как правило, десять лет. Для первичных учётных документов (Buchungsbelege) с 2025 года действует восемь лет вместо прежних десяти, для полученных и отправленных деловых писем — шесть лет. Срок начинается с конца календарного года, в котором, например, возник документ, было получено письмо или составлена годовая отчётность. Если документы ещё важны для незавершённого установления налога (Steuerfestsetzung), срок продлевается.

К первичным учётным документам относятся, например, входящие и исходящие счета, кассовые чеки и подтверждения платежей. Договоры, кадровые документы или налоговые решения (Bescheide) в зависимости от содержания могут подпадать под другие сроки.

Цифровые документы должны оставаться находимыми и читаемыми в течение всего срока хранения. Поэтому регулярное резервное копирование и чётко регламентированные права доступа входят в надёжную организацию работы с документами.

Какие реквизиты нужны в счёте?

Неполные счета задерживают платежи и могут иметь налоговые последствия. Фиксированные шаблоны помогают единообразно указывать необходимые реквизиты.

В зависимости от случая к ним относятся:

• полное наименование и адрес предприятия
• наименование и адрес клиента
• налоговый номер (Steuernummer) или идентификационный номер плательщика НДС (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• дата выставления
• уникальный номер счёта
• количество и общепринятое наименование товаров либо вид и объём услуги
• дата поставки или оказания услуги
• вознаграждение с разбивкой по ставкам налога, ставка налога и сумма налога
• заранее согласованные уменьшения вознаграждения, например скидка за досрочную оплату (Skonto)

При необлагаемых налогом оборотах требуется соответствующее указание. Малые предприниматели не вправе выделять НДС и должны указать на налоговое освобождение, например формулировкой «Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG» (то есть «налоговое освобождение для малых предпринимателей» согласно этой норме). Кто всё же выделяет НДС, обязан перечислить эту сумму в налоговую инспекцию.

Упрощённые правила действуют для счетов до 250 евро брутто. Здесь достаточно наименования и адреса лица, выставившего счёт, даты выставления, вида и объёма услуги, а также суммы брутто и ставки налога. Счета малых предпринимателей тоже не требуют ни номера счёта, ни даты поставки или оказания услуги. Налоговый номер или идентификационный номер плательщика НДС они, однако, обязаны указать.

Для частичных платежей (Abschlagszahlungen), услуг и поставок внутри ЕС (innergemeinschaftliche Leistungen) или строительных работ частично действуют дополнительные требования. Поэтому универсальный шаблон подходит лишь в том случае, если он соответствует реальной бизнес-модели.

Какие обязанности возникают с первым работником?

С наймом работников организационные затраты возрастают. Работодателям, среди прочего, нужен номер предприятия (Betriebsnummer); они обязаны направлять уведомления в социальное страхование и обеспечивать правильный расчёт заработной платы. Мини-джобы (Minijobs) регистрируются в Центре мини-джобов (Minijob-Zentrale).

Основные условия труда по Закону о документальном подтверждении условий труда (Nachweisgesetz) необходимо зафиксировать письменно, некоторые из них — не позднее первого рабочего дня. К ним относятся оплата, рабочее время, отпуск и правила увольнения. С 2025 года для этого во многих отраслях возможна и текстовая форма (Textform), например по электронной почте. Дополнительно нужно учитывать требования к учёту рабочего времени, охране труда и продолжению выплаты заработной платы при болезни (Entgeltfortzahlung). Рабочее время, согласно решению Федерального трудового суда (Bundesarbeitsgericht) 2022 года, работодатели обязаны фиксировать уже сегодня, законодательное регулирование этого вопроса пока отсутствует.

С 1 января 2026 года установленный законом минимальный размер оплаты труда (Mindestlohn) составляет 13,90 евро брутто в час, с 1 января 2027 года — 14,60 евро. Ежемесячный предел заработка для мини-джобов составляет 603 евро и в 2027 году повысится до 633 евро. Минимальный размер оплаты труда в принципе действует и для работников на мини-джобах. Работодатели обязаны документировать их рабочее время не позднее седьмого дня после рабочего дня и хранить записи не менее двух лет.

При расчёте затрат на персонал не следует ориентироваться только на брутто-зарплату. Доли работодателя в социальных взносах, страховые отчисления (Umlagen), взносы в страхование от несчастных случаев и прочие сопутствующие расходы увеличивают фактические затраты.

Какое социальное страхование касается самозанятых лично?

Самозанятая деятельность не означает автоматически, что обязанностей по социальному страхованию нет. Конкретная классификация зависит от вида деятельности, организационно-правовой формы и личной ситуации.

Важные моменты:

• медицинское страхование и страхование по уходу (Pflegeversicherung) — обязательные, государственные или частные
• возможная обязанность участия в пенсионном страховании
• регистрация в соответствующем профессиональном страховом объединении (Berufsgenossenschaft) в течение одной недели после основания (для коммерсантов достаточно регистрации предпринимательской деятельности)
• защита на случай длительной болезни
• обеспечение на старость
• возможное добровольное страхование на случай безработицы (заявка в течение трёх месяцев после старта)

Кто основывает бизнес, получая пособие по безработице, при определённых условиях может получить стартовый грант (Gründungszuschuss) от Агентства по труду (Agentur für Arbeit). Условием является, среди прочего, остаточное право на пособие по безработице (Arbeitslosengeld) не менее чем на 150 дней. Заявку нужно подать до старта.

Некоторые профессиональные группы самозанятых обязаны по закону участвовать в пенсионном страховании. К ним относятся, среди прочих, ремесленники, внесённые в реестр ремёсел (Handwerksrolle), акушерки, деятели искусства и публицисты через Кассу социального страхования деятелей искусства (Künstlersozialkasse), а также преподаватели и лица, осуществляющие уход, без наёмных работников, подлежащих страхованию. Это относится и к самозанятым без таких работников, которые постоянно и по существу работают только на одного заказчика. Кто впервые становится самозанятым таким образом, может по заявке освободиться от этой обязанности на первые три года.

У директоров-участников (Gesellschafter-Geschäftsführer) GmbH прежде всего юридическое влияние (Rechtsmacht) по учредительному договору определяет статус в сфере социального страхования. Кто владеет не менее чем половиной уставного капитала или может блокировать любые решения других участников, как правило, считается самозанятым. Неясности следует разрешать заранее, например в процедуре установления статуса (Statusfeststellungsverfahren) в Немецком пенсионном страховании (Deutsche Rentenversicherung), поскольку последующие требования по взносам могут стать серьёзной финансовой нагрузкой.

Как надёжно отслеживать изменения?

Правовые требования постоянно развиваются. Отдельные публикации в социальных сетях не являются для этого достаточной основой. Надёжнее сообщения налоговой администрации, федеральных министерств, органов социального страхования, палат и профессиональных объединений.

На предприятии следует также определить, как на практике будут внедряться новые правила. Если, например, меняется предел оборота, возможно, придётся скорректировать шаблоны счетов, настройки программ и внутренние чек-листы.

Важно также различать объявленные планы и уже действующее право. Политическое предложение имеет иное значение, чем принятый закон с твёрдой датой вступления в силу. Пример — обязанность участия в государственном пенсионном страховании для новых самозанятых: Комиссия по пенсионному обеспечению (Alterssicherungskommission) федерального правительства рекомендовала её в июне 2026 года, но решение пока не принято.

Что изменится в 2027 году для основателей бизнеса?

Некоторые изменения на ближайший год уже определены (по состоянию на сентябрь 2026 года):

• Минимальный размер оплаты труда повышается 1 января 2027 года до 14,60 евро в час, предел для мини-джобов — до 633 евро в месяц.
• Предприятия с оборотом более 800.000 евро в 2026 году обязаны с 2027 года выставлять электронные счета другим предприятиям в Германии. Для всех остальных обязанность действует с 2028 года, малые предприниматели по-прежнему освобождены от неё.
• По нынешнему состоянию закона вновь основанные предприятия, не использующие правило для малого бизнеса, в год основания и в следующем году снова подают предварительные декларации по НДС ежемесячно. Прежнее исключение действует только до конца 2026 года.