Измене закона за осниваче: које обавезе самостални предузетници треба рано да знају

Корак ка самосталности доноси више од одрживе пословне идеје и првих клијената. Већ у почетној фази оснивачи морају да подносе пореске пријаве, исправно издају рачуне, уредно чувају документа и разјасне своје лично осигурање. Чим се додају запослени, настају додатне обавезе из радног права и социјалног осигурања.

Поред одрживе пословне идеје, у основе оснивања спада и добро припремљен пословни план. Он помаже да се финансирање, трошкови, структура предузећа и пословни процеси рано уреде. Затим оснивачи треба да провере који порески, трговачки и социјалноправни захтеви важе за њихов пројекат.

Многи прописи се редовно мењају. Нове границе промета, дигитални формати рачуна или прилагођене доње границе зарада непосредно утичу на пословне процесе. Рана организација зато штити од непотребних доплата, закаснелих пријава и скупих исправки.

Сажет преглед новина у областима пореза, рачуноводства, кадрова и вођења предузећа нуди бесплатна е-књига о изменама закона компаније Lexware. Такви прегледи могу помоћи при оријентацији. Код појединачних пореских или правних питања стручно саветовање и даље има смисла.

Које пореске обавезе почињу оснивањем?

Након почетка самосталне делатности предузеће мора бити пореско регистровано. За то се упитник за пореску регистрацију (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) у року од месец дана електронски доставља Finanzamt (пореској управи). Привредници (Gewerbetreibende) додатно пријављују своје пословање на почетку код Gewerbeamt, а лицима са слободним занимањима пријава делатности није потребна. Подаци о промету и добити утичу на могуће аконтације.

Који порези настају, зависи од делатности и правне форме. Релевантни могу бити порез на доходак (Einkommensteuer), порез на добит правних лица (Körperschaftsteuer), порез на привредну делатност (Gewerbesteuer) и порез на додату вредност (Umsatzsteuer, ПДВ). Очекиване приходе треба реално проценити како би се избегле високе доплате или непотребно везана ликвидност.

Ко је обвезник ПДВ, додатно редовно доставља претходне ПДВ пријаве (Umsatzsteuer-Voranmeldungen). Уобичајено је тромесечје, а код више од 9.000 евра ПДВ у претходној години месец. За оснивања до краја 2026. при томе се рачуна очекивани порез прве године. Ко има запослене, додатно уплаћује порез на зараде (Lohnsteuer).

Посебан пословни рачун, осим тога, олакшава раздвајање приватних и пословних плаћања, као и текуће рачуноводство.

Шта важи код Kleinunternehmer­regelung (правило за мале предузетнике)?

Од 2025. важе нове границе за Kleinunternehmerregelung. Укупан промет претходне године сме износити највише 25.000 евра. У текућој календарској години важи граница од 100.000 евра. Већ промет којим се текућа граница прекорачује више не спада под пореско ослобођење.

За годину оснивања важи, према ставу пореске управе, строже правило: у години оснивања стварни промет не сме прећи 25.000 евра. Граница од 100.000 евра у тој години не примењује се.

За осниваче то значи: кретање промета треба редовно контролисати. Ако се меродавна граница прекорачи, од тог промета се морају издавати рачуни са ПДВ и подносити претходне ПДВ пријаве.

Kleinunternehmerregelung, међутим, није економски оправдана за сваки пословни модел. Код високих почетних инвестиција редовно опорезивање (Regelbesteuerung) може пружити предности, јер се плаћени ПДВ под одређеним условима може одбити као претходни порез (Vorsteuer). И круг клијената игра улогу. Приватни клијенти често више пазе на коначну цену, док пословни клијенти ПДВ углавном могу одбити као претходни порез. Ко се одрекне Kleinunternehmerregelung, везан је за то најмање пет година. Одлука зато по могућству треба да падне пре већих инвестиција.

Најважније обавезе у години оснивања

Четири области заслужују посебну пажњу у првим месецима:

Порези и Finanzamt:

Пореска регистрација мора да се обави, рок од месец дана за упитник мора да се поштује, а могуће аконтације треба узети у обзир у планирању ликвидности.

Рачуноводство и рачуни:

Приходи, расходи и документа морају бити потпуно евидентирани. Рачуни по правилу захтевају узастопне бројеве и одговарајуће обавезне податке.

Документација и чување:

Пословна документа морају бити уредна, лака за проналажење и читљива током важећег рока. То исто важи и за дигитално примљена документа.

Кадрови и социјално осигурање:

Код првог запошљавања додају се уговори о раду, пријаве, обрачун зарада, евидентирање радног времена и доприноси за социјално осигурање.

Овај преглед не замењује проверу појединачног случаја. Он ипак показује који процеси већ при покретању предузећа треба да буду утврђени.

Како се рачуноводство може рано смислено организовати?

Поуздано рачуноводство настаје кроз чврсте рутине. Документа треба евидентирати благовремено, плаћања јасно разврстати, а отворене рачуне редовно проверавати. Неуређена збирка папирних докумената, прилога из имејлова и приватних извода са рачуна повећава обим посла најкасније приликом подношења пореске пријаве.

Корисна су једноставна правила за свакодневни рад:

• документа одлагати одмах по пријему, дигитално или физички
• раздвајати приватне и пословне издатке
• рачуне нумерисати узастопно
• редовно контролисати отворена потраживања
• исправке разумљиво документовати

Не мора сваки самосталац да сачини потпун годишњи обрачун. Лица са слободним занимањима и мањи привредници (Gewerbetreibende) добит углавном смеју да утврђују преко обрачуна прихода и расхода (Einnahmenüberschussrechnung). Са пореског становишта привредници постају обвезници вођења књига када њихов промет прелази 800.000 евра или добит 80.000 евра годишње и када их Finanzamt на то упозори. Капиталска друштва као што су GmbH (друштво са ограниченом одговорношћу) и UG (haftungsbeschränkt, предузетничко друштво са ограниченом одговорношћу), као и OHG (ортачко друштво) и KG (командитно друштво), с друге стране, увек морају да воде књиге и састављају билансе.

Изабрана метода утиче на целу организацију. Зато треба рано разјаснити који захтеви важе за сопствену правну форму и величину промета.

Које измене доноси е-рачун (E-Rechnung)?

Од 1. јануара 2025. важе нова правила за рачуне између домаћих предузећа. Е-рачун се састоји од структурисаних података који се могу даље електронски обрађивати. Обична PDF датотека ту дефиницију по правилу не испуњава.

Предузећа од 2025. морају бити у стању да примају е-рачуне. За њихово издавање важе прелазни рокови. За промете до краја 2026. издаваоци рачуна и даље смеју да користе папирне рачуне или, уз сагласност примаоца, друге електронске формате као што је PDF. Код промета из претходне године од највише 800.000 евра овај прелазни рок се продужава до краја 2027. Од 2028. сва предузећа морају издавати е-рачуне. Изузети су мали предузетници (Kleinunternehmer) и рачуни до 250 евра бруто.

Млада предузећа зато треба рано да успоставе одговарајући канал пријема, чак и ако користе Kleinunternehmerregelung. То у почетку може бити јасно одређено имејл сандуче. Подједнако је важна архива у којој се чувају структурисани изворни подаци.

Само штампани примерак није довољан код примљеног е-рачуна. Електронски подаци морају током рока чувања остати доступни и читљиви.

Колико дуго се пословна документа морају чувати?

Трајање зависи од врсте документа. Према Handelsgesetzbuch (Трговачки законик) и Abgabenordnung (Општи порески закон), књиге, пописи и годишњи обрачуни по правилу се чувају десет година. За књиговодствене исправе од 2025. важи осам уместо ранијих десет година, за примљена и послата пословна писма шест година. Рок почиње крајем календарске године у којој је, на пример, документ настао, писмо примљено или годишњи обрачун састављен. Ако су документа још важна за отворено утврђивање пореза, рок се продужава.

У књиговодствене исправе убрајају се, на пример, примљени и издати рачуни, благајничка документа и докази о плаћању. Уговори, кадровска документа или пореска решења могу, зависно од садржаја, подлегати другим роковима.

Дигитална документа морају током целог рока чувања остати лака за проналажење и читљива. Редовне резервне копије података и јасно уређена права приступа зато спадају у поуздану организацију докумената.

Које податке захтева рачун?

Непотпуни рачуни одлажу плаћања и могу имати пореске последице. Фиксни шаблони помажу да се потребни подаци уједначено евидентирају.

Зависно од случаја, у то спадају:

• пуно име и адреса предузећа
• име и адреса клијента
• порески број или ПДВ идентификациони број (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• датум издавања
• јединствени број рачуна
• количина и уобичајени трговачки назив робе или врста и обим услуге
• датум извршења услуге
• накнада разврстана по пореским стопама, пореска стопа и износ пореза
• унапред договорена умањења накнаде, на пример Skonto (попуст за брзо плаћање)

Код ослобођених промета потребна је одговарајућа напомена. Мали предузетници не смеју исказивати ПДВ и морају указати на пореско ослобођење, на пример са „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ (пореско ослобођење за мале предузетнике према § 19 UStG). Ко ипак искаже ПДВ, дугује тај износ Finanzamt.

Поједностављена правила важе за рачуне до 250 евра бруто. Овде су довољни име и адреса издаваоца, датум издавања, врста и обим услуге, као и бруто износ и пореска стопа. И рачуни малих предузетника (Kleinunternehmer) не морају да садрже ни број рачуна ни датум извршења услуге. Порески број или ПДВ идентификациони број ипак морају навести.

За аконтације (Abschlagszahlungen), услуге унутар ЕУ (innergemeinschaftliche Leistungen) или грађевинске радове делимично важе додатни захтеви. Универзални шаблон је зато погодан само ако одговара стварном пословном моделу.

Које обавезе настају са првом радном снагом?

Запошљавањем радника повећава се обим организационих послова. Послодавци, између осталог, морају имати број предузећа (Betriebsnummer), достављати пријаве за социјално осигурање и обезбедити исправан обрачун зарада. Мини-послови (Minijobs) пријављују се код Minijob-Zentrale (централа за мини-послове).

Основни радни услови морају се према Nachweisgesetz (закону о доказу радних услова) забележити у писаној форми, неки од њих најкасније првог радног дана. У то спадају зарада, радно време, годишњи одмор и одредбе о отказу. Од 2025. у многим гранама за то је могућа и текстуална форма, на пример путем имејла. Додатно треба узети у обзир одредбе о евидентирању радног времена, заштити на раду и наставку исплате зараде. Радно време послодавци према одлуци Bundesarbeitsgericht (Савезног радног суда) из 2022. већ данас морају евидентирати, а законско уређење за то још изостаје.

Од 1. јануара 2026. законска минимална зарада износи 13,90 евра бруто по сату, а од 1. јануара 2027. износиће 14,60 евра. Месечна граница зараде за мини-послове износи 603 евра, а 2027. расте на 633 евра. Минимална зарада начелно важи и за запослене на мини-пословима. Послодавци морају њихово радно време документовати најкасније до седмог дана након радног дана и чувати евиденцију најмање две године.

Код калкулације трошкова кадрова не треба рачунати само са бруто зарадом. Доприноси послодавца, обавезне уплате (Umlagen), доприноси за осигурање од несрећа и остали споредни трошкови повећавају стварне издатке.

Које социјално осигурање се тиче самих самосталних предузетника?

Самостална делатност не значи аутоматски да не постоје обавезе социјалног осигурања. Конкретно разврставање зависи од делатности, правне форме и личне ситуације.

Важне тачке су:

• здравствено осигурање и осигурање за негу (обавезно, законско или приватно)
• могућа обавеза пензијског осигурања
• пријава код надлежне Berufsgenossenschaft (струковно удружење за осигурање од несрећа на раду) у року од недељу дана од оснивања (за привреднике је довољна пријава делатности)
• обезбеђење у случају дуже болести
• обезбеђење за старост
• могуће добровољно осигурање за случај незапослености (захтев у року од три месеца од почетка)

Ко оснива док прима накнаду за незапослене (Arbeitslosengeld I, ALG I), под одређеним условима може добити Gründungszuschuss (грант за оснивање) од Agentur für Arbeit (Завод за запошљавање). Услов је, између осталог, преостало право на ALG I од најмање 150 дана. Захтев се мора поднети пре почетка.

Неке самосталне професионалне групе су законски обавезне на пензијско осигурање. У то спадају, између осталог, занатлије уписане у Handwerksrolle (занатски регистар), бабице, уметници и публицисти преко Künstlersozialkasse (социјална каса за уметнике), као и наставно особље и неговатељи без запослених обавезних на осигурање. Исто важи и за самосталне без таквих запослених који трајно и у суштини раде само за једног наручиоца. Ко се на тај начин први пут осамостали, може на захтев бити ослобођен прве три године.

Код директора-сувласника једног друштва GmbH о статусу у социјалном осигурању пре свега одлучује правна моћ према уговору о оснивању друштва. Ко држи најмање половину основног капитала или може да спречи све одлуке осталих чланова друштва, по правилу се сматра самосталним. Нејасноће треба рано разјаснити, на пример у поступку утврђивања статуса (Statusfeststellungsverfahren) код Deutsche Rentenversicherung (немачког пензијског осигурања), јер каснији захтеви за доприносе могу представљати знатан финансијски терет.

Како се измене могу поуздано пратити?

Законски прописи се стално даље развијају. Појединачне објаве на друштвеним мрежама за то нису довољна основа. Поузданија су саопштења пореске управе, савезних министарстава, носилаца социјалног осигурања, комора и струковних удружења.

У предузећу треба, осим тога, утврдити како се нова правила практично спроводе. Ако се, на пример, промени граница промета, можда треба прилагодити шаблоне рачуна, поставке софтвера и интерне контролне листе.

Важно је и разликовање између најављених планова и већ важећег права. Политички предлог има друго значење него усвојен закон са утврђеним ступањем на снагу. Пример је обавеза законског пензијског осигурања за нове самосталне: Alterssicherungskommission (комисија за обезбеђење у старости) савезне владе препоручила је то у јуну 2026., али то још није усвојено.

Шта се мења 2027. за осниваче?

Неке измене за наредну годину већ су утврђене (стање: септембар 2026):

• Минимална зарада расте 1. јануара 2027. на 14,60 евра по сату, а граница за мини-послове на 633 евра месечно.
• Предузећа са више од 800.000 евра промета у 2026. години морају од 2027. издавати е-рачуне другим домаћим предузећима. За све остале обавеза важи од 2028, а мали предузетници (Kleinunternehmer) остају изузети.
• Према тренутном стању закона новооснована предузећа која не користе Kleinunternehmerregelung у години оснивања и у наредној години поново подносе месечне претходне ПДВ пријаве. Досадашњи изузетак важи само до краја 2026.