Wie schreibe ich einen Businessplan?

Einen Businessplan, auch Geschäftsplan genannt, erstellst du in sieben Schritten: Ziel und Idee klären; Gliederung festlegen; Markt analysieren und Marketing planen; Umsatz und Finanzplan rechnen; Rohfassung schreiben; Executive Summary schreiben und den Plan gegenlesen lassen; finalisieren und abgeben. Die Executive Summary entsteht zuletzt. Für eine fundierte Fassung brauchst du nach unserer Erfahrung 4 bis 8 Wochen.

Businessplan schreiben: die 7 Schritte

Du arbeitest in einer anderen Reihenfolge, als der Plan später vor dem Leser liegt. Die Schritte 3 bis 6 laufen verzahnt: Was du im Text behauptest, muss genauso im Finanzplan stehen.

Arbeitsreihenfolge und Aufbau des fertigen Plans

Der fertige Plan beginnt mit der Zusammenfassung, deine Arbeit endet damit.

Den Umfang bestimmt der Anlass. Die IHK Köln empfiehlt 10 bis 40 Seiten, die IHK Hannover hält für die meisten Konzepte 10 bis 25 Seiten für ausreichend. Nach unserer Erfahrung bewähren sich 15 bis 25 Seiten Textteil, dazu kommen Zahlenteil und Anhang. Das passt in den Rahmen der IHK Köln. Die IHK Hannover zählt den Zahlenteil in ihre 10 bis 25 Seiten schon mit, ein knapperer Plan ist also kein Mangel. Die Länge sagt nichts über die Qualität.

Was in die einzelnen Kapitel gehört und wie das Deckblatt aussieht, zeigt unser Ratgeber Was gehört in einen Businessplan? Besonderheiten je Branche findest du unter Businessplan für deine Branche.

Vorbereitung: Leser, Unterlagen und Fristen

Bevor du den ersten Satz schreibst, klärst du drei Dinge: wer den Plan liest, was diese Stelle verlangt und bis wann. Ein Gesetz schreibt den Businessplan nicht vor. Verlangt wird er von denen, die über Geld entscheiden.

Für wen du schreibst und was verlangt wird

Worauf Agentur, Bank und Investor im Einzelnen achten, steht in unseren Businessplan-Tipps. Wie die Wege ablaufen, erklären unsere Ratgeber Gründungszuschuss beantragen, Tragfähigkeitsbescheinigung, Einstiegsgeld vom Jobcenter, KfW-Gründerkredit und Bankgespräch vorbereiten.

Was du vorab sammelst

• Lebenslauf, höchstens zwei Seiten
• Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
• Angebote für geplante Anschaffungen
• Entwurf des Mietvertrags oder Pachtvertrags
• Aufstellung deiner privaten Lebenshaltungskosten
• Selbstauskunft und Vermögensaufstellung für die Bank
• Nötige Genehmigungen und Zulassungen
• Bei bestehenden Unternehmen: Jahresabschlüsse und aktuelle BWA

Angebote und Vertragsentwürfe fragst du gleich zu Beginn an, denn hier wartest du auf andere.

Zeitplan und Fristen

Für die Erstellung brauchst du nach unserer Erfahrung eigenständig meist 4 bis 8 Wochen oder rund 40 bis 80 Stunden, mit Coaching 2 bis 6 Wochen. Eine offizielle Vorgabe zur Dauer gibt es nicht.

Die harten Fristen setzen die Förderstellen:

• Gründungszuschuss: Antrag vor Aufnahme der Selbstständigkeit, auch vor vorbereitenden Tätigkeiten mit Außenwirkung. Beim Start brauchst du noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld. Den Ablauf zeigt unser Ratgeber Gründungszuschuss beantragen.
• Einstiegsgeld: Antrag beim Jobcenter, bevor du dich hauptberuflich selbstständig machst. Einen Anspruch darauf gibt es nicht.
• Förderkredite: KfW-Kredite über die Hausbank, das NRW.Mikrodarlehen nach Beratung im STARTERCENTER, jeweils vor Beginn des Vorhabens. Begonnene Vorhaben werden nicht nachfinanziert. Mehr dazu unter KfW-Gründerkredit.
• BAFA-Beratung (bestehende Unternehmen): Beginn erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle. Schon der Beratungsvertrag zählt als Beginn.

Tipp: Trag zuerst den Termin ein, an dem die Stelle den Plan haben muss, und plane von dort rückwärts.

Marktanalyse und Marketingplan: so gehst du vor

In diesem Teil klärst du, ob es genug Kunden gibt, warum sie bei dir kaufen und wie du sie erreichst. Aus den Antworten entsteht am Ende deine Umsatzplanung. Wir zeigen jeden Schritt an einem frei erfundenen Beispiel: Radservice Muster, eine mobile Fahrradwerkstatt in Essen, die bei Privatkunden und in Firmen repariert. Was Prüfer im fertigen Kapitel erwarten, steht unter Was gehört in einen Businessplan?

Marktanalyse in vier Arbeitsschritten

1. Zielgruppe festlegen: Beschreibe sie nach Merkmalen wie Branche, Region, Unternehmensgröße, Bedarf und Kaufverhalten, bei Privatkunden etwa Wohnort, Lebenslage und Kaufanlass. Lege fest, welche Gruppe du zuerst ansprichst und warum. Im Beispiel: Berufspendler im Essener Süden und Firmen mit eigenen Diensträdern.
2. Markt eingrenzen: Bleib bei deinem tatsächlichen Markt, lokal oder online, nicht bei weltweiten Zahlen oder allgemeinen Branchenzahlen. Lege Einzugsgebiet und Standort fest und prüfe zum Beispiel Kaufkraft und Erreichbarkeit.
3. Zahlen beschaffen: zuerst vorhandene Daten (Sekundärdaten), dann eigene (Primärdaten) aus Befragung, Beobachtung oder Testkauf.
4. Deinen Anteil herleiten: Tatsächliche Käufer im Einzugsgebiet × Kaufhäufigkeit × Preis ergibt das Marktvolumen. Deinen erreichbaren Anteil begründest du mit deiner Kapazität und deinem Vertrieb. Die Begriffe kurz: Marktpotenzial ist, was alle möglichen Kunden höchstens kaufen könnten; Marktvolumen ist, was tatsächlich gekauft wird; Marktanteil ist dein Teil davon.

Für deine Branche klärst du außerdem die Leitfragen des BMWE: Wie entwickeln sich Preise, Umsätze und Gewinne? Welche Vertriebswege sind üblich, und wächst der Markt? Wie verhalten sich die Kunden? Welche Auflagen und Ersatzprodukte gibt es, und welche Rolle spielen KI-Anwendungen?

Woher du Marktzahlen bekommst

• Amtliche Statistik: GENESIS-Online des Statistischen Bundesamts und die Regionaldatenbank Deutschland, beide kostenlos. Die Gewerbeanzeigenstatistik (52311) zeigt Anmeldungen und Abmeldungen, teils nach Branchen.
• Kammern: Marktuntersuchungen der IHK, Betriebsvergleiche der Handwerkskammern, Konjunkturberichte des ZDH. Die IHK Köln recherchiert für Gründer kostenlos, etwa Kaufkraftkennziffern oder Umsatzzahlen. Frag bei deiner IHK nach einem ähnlichen Angebot.
• Banken und Verbände: Branchenreports des Sparkassenverbands zu über 70 Branchen, Branchenbriefe der Volksbanken und Raiffeisenbanken, Fachverbände.
• Weitere Quellen: „Branche Kompakt“ von Germany Trade & Invest (Branchenberichte zu Auslandsmärkten, wenn du exportierst), DATEV-Branchenkennzahlen über deine Steuerberatung, GfK, Institut für Handelsforschung.
• Wettbewerber: Handelsregisterdaten rufst du seit dem 01.08.2022 kostenlos über handelsregister.de ab.
• Eigene Erhebung: Befragung, Beobachtung oder Testkauf.

Schreib zu jeder Zahl Quelle und Jahr dazu.

Tipp: Besonderheiten einzelner Branchen findest du auf unseren Seiten zum Businessplan fürs Restaurant, das Café, die Arztpraxis, das Hotel, das Fitnessstudio, das Nagelstudio, die Kfz-Werkstatt und fürs Dropshipping. Alle Branchen im Überblick findest du unter Businessplan für deine Branche.

Wettbewerbsanalyse: Mitbewerber finden und vergleichen

Nenne mindestens drei Mitbewerber mit Namen, dazu eine Ersatzlösung: Was tun deine Kunden heute statt deines Angebots? Vergleiche nach Leistung, Preis und Zielgruppe und leite daraus deine Abgrenzung ab. Mitbewerber findest du über die eigene Suche, Kartendienste, Branchenverzeichnisse und Testkäufe, Firmendaten über das Handelsregister.

In deinem Plan stehen hier die echten Namen. Wer schreibt, es gebe keine Konkurrenz, wirft beim Prüfer Fragen auf.

Marketingplan und Vertriebsplan erstellen

Der Marketingplan zeigt, wie aus deiner Zielgruppe zahlende Kunden werden. Prüfer wollen konkret sehen, was du tust, wie oft, über welchen Kanal und mit welchem Ziel. Außerdem muss erkennbar sein, wie daraus über Akquise, Angebot und Abschluss Umsatz entsteht. Viele nennen diesen Teil auch Vertriebsplan oder Verkaufsplan. Fünf Bausteine gehören hinein:

• Positionierung: ein Satz, für wen du arbeitest und warum man dich wählt.
• Preis: deine Kalkulation und der Vergleich mit der Wettbewerbstabelle.
• Kanäle: wo deine Zielgruppe dich findet, online, vor Ort oder im persönlichen Kontakt.
• Maßnahmen und Budget: was du in den ersten sechs Monaten tust und was es kostet.
• Weg zum Abschluss: wie aus einer Anfrage ein Angebot wird und aus dem Angebot ein Auftrag.

Das Budget steht als Werbebudget im Zahlenteil. Teile es durch die gewonnenen Kunden: 400 € im Monat für rund 40 neue Kunden ergeben etwa 10 € pro Neukunde. Im Beispiel bleibt es bei 400 € im Monat, bis nach zehn Monaten alle 400 Privatkunden gewonnen sind. Die Zahl neuer Kunden muss zu deiner Umsatzplanung passen. Führst du schon ein Unternehmen, nimmst du dafür die Ist-Werte bisheriger Kampagnen. Gründest du neu, begründest du die Zahl anders, etwa mit Ergebnissen deiner Befragung, mit Absichtserklärungen von Firmen oder mit Anfragen aus deinem Netzwerk.

Vom Markt zum Umsatz: Beispielrechnung

So sieht die Kette am Beispiel aus. Alle Zahlen sind ausgedacht; in deinem Plan stammen sie aus deinen Quellen und deiner Befragung.

Im ersten Jahr kommen die Kunden nach und nach dazu: Bei rund 40 neuen Privatkunden im Monat und etwa einer neuen Firma alle sieben Wochen ist die Werkstatt nach zehn Monaten voll ausgelastet. Vereinfacht bringt jeder Kunde ab seinem ersten Monat anteilig seine Aufträge aus der Tabelle, ein Privatkunde also 1,5 im Jahr. Das ist vorsichtig gerechnet, denn wer einen Termin bucht, erteilt damit schon den ersten Auftrag. Im ersten Quartal erreicht die Werkstatt so im Schnitt etwa ein Fünftel des vollen Monatsumsatzes von 6.450 €, im zweiten die Hälfte, im dritten vier Fünftel und im vierten den vollen Wert. Das ergibt im ersten Jahr rund 48.400 € statt 77.400 €. Deshalb teilst du einen Jahresumsatz nie einfach durch zwölf. Die Saison, also mehr Aufträge im Frühjahr und weniger im Winter, verteilst du zusätzlich im Liquiditätsplan Monat für Monat.

Tipp: Für den Stresstest rechnest du dieselbe Kette mit weniger Neukunden. Kommen nur 30 statt 40 im Monat, sinkt der Umsatz im ersten Jahr auf rund 37.700 €. Ob deine Reserve das trägt, zeigt dein Liquiditätsplan.

Danach prüfst du die Rechnung von vier Seiten:

1. Kapazität: 600 Einsätze bei Privatkunden und 240 bei Firmen sind bei 46 Arbeitswochen (nach Urlaub, Feiertagen und Krankheitstagen) rund 18 pro Woche, also gut dreieinhalb am Tag. Passt das mit Fahrtzeit, Verwaltung und Akquise, auch in der Frühjahrsspitze?
2. Markt: 400 Kunden müssen ein kleiner, begründeter Teil der Haushalte im Einzugsgebiet sein. Die Zahl der Haushalte oder Einwohner holst du aus der amtlichen Statistik, etwa der Regionaldatenbank. Im Beispiel leben im Einzugsgebiet angenommen 30.000 Haushalte, 400 Kunden sind davon rund 1,3 %. Rechne auch das Marktvolumen: Lässt angenommen jeder zweite Haushalt einmal im Jahr ein Fahrrad für rund 90 € warten, sind das 30.000 × 0,5 × 90 € = 1,35 Mio. € im Jahr. Die 57.000 € Privatumsatz wären davon gut 4 %.
3. Preis: 95 € sind der Durchschnitt je Auftrag aus Inspektionen und Reparaturen. Im Umsatzplan stehen alle Preise netto, also ohne Umsatzsteuer; Privatkunden vergleichen dagegen Endpreise mit Umsatzsteuer. Prüf die Einzelpreise, etwa für die Inspektion, gegen deine Wettbewerbstabelle und begründe einen Aufschlag für den Service vor Ort.
4. Marketing: Die Zahl neuer Kunden muss mit deinem Budget erreichbar sein.

Wie daraus Kapitalbedarf, Rentabilität und Liquidität werden, zeigt unsere Anleitung Finanzplan erstellen.

SWOT-Analyse: Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken

Die SWOT-Analyse stellt deine Stärken und Schwächen (intern) den Chancen und Risiken im Umfeld (extern) gegenüber. Im Plan steht sie zum Beispiel im Ausblick oder im Kapitel Chancen und Risiken.

Zu jedem Risiko gehört eine Gegenmaßnahme, möglichst mit Zahl. Gegen Krankheit helfen eine vereinbarte Vertretung durch eine befreundete Werkstatt und ein Krankentagegeld für die Lebenshaltung. Den Winter überbrücken Inspektionsverträge mit Firmen, abgerechnet als Monatspauschale: 240 Räder zu je 85 € im Jahr bringen rund 1.700 € im Monat, unabhängig von der Saison. Gegen den Preisdruck der Ketten verkauft Radservice Muster den Service vor Ort, nicht den niedrigsten Preis. Welche Punkte Prüfer im Kapitel Chancen und Risiken sehen wollen, zeigt unsere Businessplan-Gliederung.

Die Executive Summary schreiben

Die Executive Summary ist die Zusammenfassung deines gesamten Businessplans auf einer, höchstens zwei Seiten. Sie steht im Dokument vorne, wird aber ganz zuletzt geschrieben. Investoren lesen sie oft als Erstes und entscheiden danach, ob sie weiterlesen. Bank und fachkundige Stelle prüfen die Zahlen zusätzlich im Detail; für sie muss die Zusammenfassung genau zum Finanzplan passen.

Hineingehören in komprimierter Form: Geschäftsidee und Kundennutzen, Zielmarkt, Alleinstellung, das Gründerteam, Kapitalbedarf und die zentralen Finanzkennzahlen (geplanter Umsatz, Break-even). Schreibe sie so, dass sie auch ohne den Rest des Dokuments verständlich ist.

Was Prüfer von der Zusammenfassung erwarten, steht in unserer Beschreibung der acht Kapitel.

Aufbau Satz für Satz: sechs Fragen

Beantworte darin der Reihe nach sechs Fragen:

1. Was ist dein Vorhaben: Angebot, Ort, Start?
2. Welches Problem löst du für deine Kunden?
3. Wer ist deine Zielgruppe, wie groß ist dein Markt, und was unterscheidet dich vom Wettbewerb?
4. Wer steht dahinter, mit welcher Qualifikation?
5. Wie verdienst du Geld: Geschäftsmodell und Vertriebswege?
6. Was brauchst du und was erwartest du: Kapitalbedarf und Finanzierung, Umsatz der ersten drei Jahre, Gewinnschwelle, Ziel des Plans?

Die Gewinnschwelle (Break-even) ist erreicht, sobald die Umsätze alle Kosten decken. Für dich zählt außerdem, ab wann der Gewinn deinen Unternehmerlohn trägt, also deine private Lebenshaltung. Jede Zahl ist dieselbe wie im Zahlenteil, und unbelegte Superlative lässt du weg.

Länge, Zeitpunkt und Ton

Eine Seite genügt, mehr als zwei DIN-A4-Seiten sollten es nicht werden. Weil jede Zahl zum Finanzplan passen muss, schreibst du sie erst, wenn der Finanzplan steht. Bleib sachlich. Für den ersten Kontakt mit Investoren reicht oft ein One-Pager, Business Angels wollen meist zuerst ein Pitch-Deck sehen.

Tipp: Gib die Zusammenfassung jemandem, der dein Vorhaben nicht kennt. Kann er danach in zwei Sätzen sagen, was du vorhast und was du brauchst, passt sie.

Muster einer Executive Summary

So kann die Zusammenfassung für das Beispiel aus diesem Ratgeber aussehen, gekürzt auf das Wesentliche:

Businessplan mit KI erstellen: was geht, was nicht

KI hilft dir beim Gliedern und Formulieren. Einen prüffähigen Businessplan mit belastbaren Zahlen schreibt sie nicht für dich, denn Prüfer wollen deine eigene, lokale Analyse und hergeleitete Zahlen sehen. Die IHK Köln rät, KI als Unterstützung zu nutzen, nicht als Ersatz.

KI-Werkzeuge und Businessplan-Software liefern Gliederung und Textbausteine in Minuten, prüfen aber nicht, ob deine Annahmen zu deinem Markt passen. Wer das für dich übernimmt, liest du unter Businessplan erstellen lassen.

Worauf Prüfer bei KI-Texten achten

• Eigene Idee: Eine allgemeine Branchenbeschreibung ersetzt keine individuelle Idee.
• Belegte Abgrenzung: Ein Alleinstellungsmerkmal darfst du nicht nur pauschal behaupten.
• Lokaler Markt: Allgemeine Analysen ersetzen keine lokale Marktanalyse und Wettbewerbsanalyse.
• Konkrete Maßnahmen: Allgemeine Recherche ersetzt keine konkrete Planung von Marketing und Vertrieb.

So steht es, teils als ausdrücklicher KI-Hinweis, in der Prüfliste der IHK Bonn/Rhein-Sieg zum Gründungszuschuss. Prüf außerdem selbst, ob jede Zahl im Text mit dem Finanzplan übereinstimmt und ob du jede genannte Quelle im Original findest. Was sich nicht belegen lässt, streichst du.

Vier Prompts für deinen Businessplan

Setz die KI als Fragesteller, Formulierungshilfe und Prüfer ein:

1. „Du bist Gründungsberater. Ich plane [Angebot] für [Zielgruppe] in [Ort]. Stelle mir zehn Fragen zu meiner Zielgruppe, wie sie eine Bank oder fachkundige Stelle stellen würde, bevor du einen Text formulierst.“
2. „Formuliere aus diesen Stichpunkten einen sachlichen Absatz für das Kapitel Geschäftsidee. Keine Werbesprache, keine Superlative, keine neuen Fakten oder Zahlen.“
3. „Lies diesen Abschnitt wie eine fachkundige Stelle, die die Tragfähigkeit für den Gründungszuschuss prüft. Nenne bis zu drei Aussagen, die ich noch belegen muss, und welcher Beleg jeweils reichen würde.“
4. „Vergleiche diesen Text mit diesen Eckzahlen aus meinem Finanzplan (Umsatz und Kosten je Jahr, Kapitalbedarf und Finanzierung). Rechne nichts neu, sondern liste alle Widersprüche mit der jeweiligen Textstelle auf.“

Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch dein Vorhaben, ohne Namen und Adressen. Bei den Prompts 2 bis 4 fügst du deinen Text oder deine Eckzahlen direkt darunter ein. Nimm vorher Namen, Lebenslauf, Kontodaten und andere private Angaben heraus. Die Ergebnisse sind Entwürfe. Bring sie in deine eigenen Worte und prüf sie nach den Regeln oben.

Datenschutz und Verantwortung

Sensible persönliche Daten wie Sozialversicherungsnummer, Adresse oder private Finanzinformationen, etwa Kontodaten und Vermögensaufstellung, gehören nicht in den Prompt, ebenso wenig echte Geschäftsgeheimnisse. Die Datenschutzaufsichtsbehörden ziehen Anwendungen vor, die Eingaben nicht zum Training nutzen. Namen und Anschriften zu löschen reicht oft nicht, um den Personenbezug zu entfernen.

Tipp: Für jede Angabe im Plan stehst du selbst gerade. Bei Förderkrediten sind vorsätzlich oder leichtfertig falsche Angaben zu subventionserheblichen Tatsachen strafbar (§ 264 StGB). Dazu passt die Empfehlung der Gründerplattform, den Plan selbst zu schreiben.

Bestehendes Unternehmen: Businessplan für Wachstum und Nachfolge

Auch wer schon am Markt ist, braucht einen Businessplan: für einen Investitionskredit, für Wachstum oder einen neuen Standort, für eine Übernahme oder eine Bürgschaft. Der Unterschied zur Gründung: Du startest mit Ist-Zahlen statt mit Annahmen.

• Investition oder Wachstum: Für bestehende KMU, auch junge, gibt es den ERP-Förderkredit KMU (365/366) bis 25 Mio. €, beantragt über die Hausbank vor Beginn des Vorhabens. Für die Variante 366 verlangt die KfW zwei Jahresabschlüsse. In NRW kommt NRW.BANK.Gründung und Wachstum infrage (bis 10 Mio. €, über die Hausbank).
• Nachfolge oder Übernahme: Läuft die Finanzierung über eine Bürgschaftsbank, etwa im ERP-Förderkredit Gründung und Nachfolge (077), nennt deren Checkliste als erste Orientierung: deinen Plan, die Jahresabschlüsse des übernommenen Unternehmens aus den letzten zwei Jahren, eine aktuelle BWA (höchstens 90 Tage alt) und die Herleitung des Kaufpreises. Übernahmen fördert neben dem Programm 077 auch der ERP-Gründerkredit StartGeld (067).
• Junges Unternehmen mit Bürgschaft: zwei Jahresabschlüsse, aktuelle BWA und eine Übersicht der bestehenden Bankverbindlichkeiten.

So arbeitest du mit Ist-Zahlen: Ausgangspunkt sind Jahresabschluss und BWA. Jede Veränderung begründest du einzeln, etwa so: Die neue Maschine schafft mehr Kapazität, die zusätzliche Kapazität bringt einen bestimmten Mehrumsatz, wenn du die Nachfrage belegst, etwa mit Aufträgen, die du heute ablehnen musst, oder mit Anfragen von Bestandskunden. Was beim Vorgänger funktioniert hat, musst du für dich neu belegen. Nach der Investition oder Übernahme vergleichst du regelmäßig Plan und Ergebnis.

Welche Finanzierung zu deinem Vorhaben passt, zeigt unsere Seite Finanzierung für Wachstum und Investitionen. Die Förderkredite der KfW erklärt unser Ratgeber KfW-Gründerkredit. Wie du das Gespräch mit der Hausbank vorbereitest, zeigt Bankgespräch vorbereiten.

Tipp: Eine Beratung zu solchen Vorhaben kann das BAFA nur für bereits am Markt tätige KMU bezuschussen, einen Anspruch darauf gibt es nicht. Der Zuschuss beträgt 50 % bis 80 % je nach Standort, in NRW 50 % und höchstens 1.750 € bei förderfähigen Beratungskosten bis 3.500 €. Die aktuelle Richtlinie gilt für Anträge bis 31.12.2026. Mit der Beratung beginnst du erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle, schon der Beratungsvertrag zählt als Beginn. Beratungen, die überwiegend Fördermittel betreffen, sind ausgeschlossen; mehr dazu unter BAFA-geförderte Beratung.

Die 5 häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Aus über 750 begleiteten Businessplänen kennen wir die Fehler, die zu Rückfragen oder Ablehnung führen. Diese fünf betreffen den Inhalt:

• Zu optimistische Umsatzplanung ohne Begründung. Leite jeden Umsatz nachvollziehbar her (Kunden × Frequenz × Preis), Monat für Monat mit Anlaufphase statt Jahresumsatz geteilt durch zwölf (Beispielrechnung).
• Vergessene oder unterschätzte Fixkosten. Erstelle eine vollständige Kostenliste einschließlich Versicherungen, Software und betrieblicher Steuern. Die Einkommensteuer planst du bei deiner privaten Lebenshaltung ein.
• Schwache, oberflächliche Wettbewerbsanalyse. Nenne echte Mitbewerber und deine konkrete Abgrenzung. „Keine Konkurrenz“ ist ein Warnsignal (Wettbewerbsanalyse).
• Fehlende Risikobetrachtung. Benenne zwei bis drei Risiken offen und je eine Gegenmaßnahme (SWOT-Analyse).
• Sprachstil zu marketinglastig statt sachlich. Prüfer wollen Fakten, keine Werbung.

Dazu: vier Fehler beim Vorgehen

• Zu spät anfangen. Den Förderkredit beantragst du vor Beginn des Vorhabens, den Gründungszuschuss vor Aufnahme der Selbstständigkeit. Ohne fertigen Plan kann die Bank deinen Kreditantrag nicht stellen, und die Agentur für Arbeit entscheidet erst, wenn Plan und Stellungnahme vorliegen.
• Mit der Executive Summary beginnen. Solange Markt und Zahlen fehlen, kann sie nichts Belastbares zusammenfassen, und am Ende schreibst du sie ohnehin neu.
• Text und Zahlen getrennt erarbeiten. Was im Text steht, muss genauso im Finanzplan stehen.
• Eine Vorlage nur umschreiben. Das hilft laut IHK Hannover in der Regel nicht, der Plan muss zu deinem Vorhaben passen.

Weitere Fehler zeigt unser Ratgeber zum Inhalt im Abschnitt Typische Fehler beim Inhalt. Zehn Praxistipps stehen in unseren Businessplan-Tipps.

Gegenlesen und Hilfe: bevor du abgibst

Zuerst prüfst du selbst. Dann holst du dir eine zweite Meinung, kostenlos oder gefördert.

Prüfreihenfolge vor der Abgabe

Geh in dieser Reihenfolge vor, vom Inhalt zur Form:

1. Zahlen abgleichen: Text, Finanzplan und Executive Summary nennen dieselben Werte.
2. Herleitungen prüfen: Umsatz aus Menge × Preis, Lebenshaltung vollständig, Reserve begründet.
3. Belege prüfen: Jede Marktzahl hat Quelle und Jahr.
4. Sprache prüfen: ganze Sätze, sachlicher Ton, keine unbelegten Superlative.
5. Form prüfen: Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen, einheitliches Layout.
6. Anhang prüfen: Lebenslauf, Nachweise, Angebote und Vertragsentwürfe liegen bei.

Alle Prüfpunkte zum Abhaken findest du in unserer Businessplan-Checkliste.

Wer dir hilft: kostenlos oder gefördert

• Kostenlose Werkzeuge: die Gründerplattform, eine Initiative von BMWE und KfW. Sie rechnet den Finanzteil, exportiert ein PDF und prüft den Plan mit einem Ampel-Check. Dazu kommen die Unternehmenswerkstatt Deutschland der IHK mit Textgerüst und Finanztabellen, die Checklisten des Existenzgründungsportals und unsere Vorlage für Word und Excel.
• Rückmeldung von Fachleuten: In der Unternehmenswerkstatt Deutschland beantworten Fachleute der für dich zuständigen IHK deine Fragen. Die IHK Köln gibt zum Beispiel eine Rückmeldung, wenn du deinen Plan dort freischaltest. In NRW prüft das STARTERCENTER NRW deine Unterlagen vor einem Mikrodarlehen auf Plausibilität und Erfolgsaussichten.
• Gefördertes Gründercoaching: Bist du arbeitslos, von Arbeitslosigkeit bedroht oder beziehst du Grundsicherungsgeld, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein AVGS-Gründercoaching fördern. Die Förderung ist eine Ermessensleistung ohne Anspruch. Nach vorheriger schriftlicher Bewilligung trägst du keinen Eigenanteil. Träger ist die AZAV-zugelassene UW Unternehmensweg GmbH. Eine erste Einschätzung, ob du infrage kommst, gibt dir vorab unser Check Förderfähigkeit in 2 Minuten prüfen.
• Bestehende Unternehmen: BAFA-geförderte Beratung, siehe Bestehendes Unternehmen.
• Tragfähigkeit prüfen lassen: Für den Gründungszuschuss nimmt eine fachkundige Stelle deiner Wahl Stellung, die Kosten trägst du (Tragfähigkeitsbescheinigung).
• Mit Unterstützung erstellen: Wenn wir den Plan mit dir erstellen, liegt er in der Regel rund 14 Tage nach Eingang aller Unterlagen vor. Ablauf und Förderung erklärt Businessplan erstellen lassen, die Kosten mit Förderung berechnet der Businessplan-Kosten-Rechner.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, einen Businessplan zu schreiben?

Für eine Rohfassung solltest du nach unserer Erfahrung 2 bis 4 Wochen einplanen. Mit fundierter Marktanalyse und Finanzplanung sind es eher 4 bis 8 Wochen oder rund 40 bis 80 Stunden. Mit professioneller Begleitung geht es schneller, weil Struktur und Finanzteil stehen. Plane die Fristen mit ein: Gründungszuschuss und Förderkredit beantragst du vor dem Start.

Kann ich einen Businessplan selbst erstellen?

Ja. Idee, Markt und Konzept kennst du am besten selbst. Auch die Gründerplattform von Bundeswirtschaftsministerium und KfW empfiehlt, den Plan grundsätzlich selbst zu schreiben. Eine zweite, erfahrene Perspektive lohnt sich vor allem beim Finanzplan und der Wettbewerbsanalyse. Das gilt besonders, wenn der Plan eine Bank oder die Agentur für Arbeit überzeugen muss.

Was ist die Executive Summary und wann schreibe ich sie?

Die Executive Summary ist die Zusammenfassung des gesamten Businessplans auf einer, höchstens zwei Seiten. Sie steht vorne, wird aber ganz zuletzt geschrieben, weil sie alle Kapitel verdichtet. Investoren entscheiden oft schon nach der Zusammenfassung, ob sie weiterlesen; Bank und fachkundige Stelle prüfen danach trotzdem jede Zahl im Finanzplan. Ein ausformuliertes Muster steht unter Die Executive Summary schreiben.

Womit schreibe ich den Businessplan?

Den Textteil mit einer Textverarbeitung, den Finanzteil mit einer Tabellenkalkulation oder einem kostenlosen Businessplan-Tool, etwa von der Gründerplattform oder von der Unternehmenswerkstatt Deutschland der IHK. Als Gerüst hilft unsere kostenlose Vorlage für Word und Excel. Wichtiger als das Werkzeug ist die Schlüssigkeit der Zahlen.

Kann ChatGPT einen Businessplan schreiben?

Einen Entwurf ja, einen prüffähigen Businessplan nicht. KI hilft dir beim Gliedern und Formulieren, für komplexe Kalkulationen rät die Gründerplattform aber davon ab, sie einzusetzen. Allgemeine KI-Texte ersetzen laut Prüfliste der IHK Bonn/Rhein-Sieg weder deine eigene Idee noch eine lokale Marktanalyse. Prüf jede Zahl und jede Quelle selbst und gib keine sensiblen Daten ein. Mehr dazu unter Businessplan mit KI erstellen.

Wie kann ich einen Businessplan kostenlos erstellen?

Mit kostenlosen Werkzeugen: dem Businessplan-Tool der Gründerplattform, der Unternehmenswerkstatt Deutschland der IHK, den Checklisten des Existenzgründungsportals und unserer Vorlage. Eine Rückmeldung gibt zum Beispiel die IHK Köln nach Freischaltung in der Unternehmenswerkstatt. Bist du arbeitslos, von Arbeitslosigkeit bedroht oder beziehst du Grundsicherungsgeld, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein Gründercoaching per AVGS fördern. Nach vorheriger schriftlicher Bewilligung trägst du keinen Eigenanteil; einen Anspruch darauf gibt es nicht. Die fachkundige Stellungnahme zum Gründungszuschuss zahlst du selbst.

Wie rechne ich den Finanzteil meines Businessplans?

Leite zuerst den Umsatz her, als Menge mal Preis und Monat für Monat. Dann folgen Kosten und deine private Lebenshaltung. Einen Gründungszuschuss trägst du bei der privaten Lebenshaltung als Einnahme ein, nicht als Umsatz. Ob du ihn schon einplanen sollst, klärst du vorab mit der Agentur für Arbeit. Daraus ergeben sich Kapitalbedarf und Finanzierung, die Rentabilitätsvorschau für drei Jahre und der Liquiditätsplan für mindestens zwölf Monate auf Monatsbasis. Manche Prüfstellen erwarten mehr: Die Prüfliste der IHK Bonn/Rhein-Sieg nennt für den Gründungszuschuss 36 Monate als regionale Orientierung. Wie du jeden Teilplan aufstellst, zeigt unsere Anleitung Finanzplan erstellen.

Wann muss mein Businessplan fertig sein?

Bevor du startest: Den Gründungszuschuss beantragst du vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit, einen Förderkredit über die Hausbank vor Beginn des Vorhabens. Das Einstiegsgeld beantragst du, bevor du dich hauptberuflich selbstständig machst. Eine BAFA-geförderte Beratung darf erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle beginnen. Plane deshalb vom Abgabetermin rückwärts und rechne die Termine bei fachkundiger Stelle und Bank mit ein. Die Fristen im Überblick stehen unter Zeitplan und Fristen.

Wie schreibe ich einen Businessplan für ein bestehendes Unternehmen?

Wie bei einer Gründung, aber mit Ist-Zahlen statt Annahmen. Die Checkliste der Bürgschaftsbanken nennt für Nachfolgen und junge Unternehmen zum Beispiel die Jahresabschlüsse der letzten zwei Jahre und eine aktuelle BWA, bei einer Nachfolge auch die Herleitung des Kaufpreises. Im Mittelpunkt steht, was die Investition oder Übernahme verändert. Eine Beratung dazu kann das BAFA nur für bereits am Markt tätige KMU bezuschussen, einen Anspruch darauf gibt es nicht. Der Zuschuss beträgt 50 % bis 80 % je nach Standort, in NRW 50 % und höchstens 1.750 €. Beratungen, die überwiegend Fördermittel betreffen, etwa nur den Antrag auf einen Förderkredit, sind ausgeschlossen (BAFA-geförderte Unternehmensberatung).

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